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E-Mail-Knigge oder E-Mail-Etikette

Die äußere Form, das Layout, Anrede, Rechtschreibung – schön, wenn alles stimmig ist. Wir reden darüber im nächsten Meeting – s. Kalender

Beachte die Datenschutzregeln bei Mails an mehrere Empfänger (CC, BCC)
Wähle einen klaren Betreff
Drücken dich klar aus, fasse dich kurz, bleibe freundlich
Vermeide Priorität (Drängeln)
Antworte nur notwendigen Empfängern
Formuliere professionell und vermeide unnötige Kritik
Sei sparsam mit Links und zu vielen Anhängen (erwähne sie im Text)

E-Mail schreiben im Webmailer – Beispiele webmail.all-inkl.com : 📬

Login mit E-Mail-Adresse und Passwort
Auf Stift klicken
im geöffneten E-Mail-Formular folgende Felder beschriften:
Empfängeradresse
Betreff
Nachrichtentext
Signatur (optional)

Wohin führt der Link?

Hier ein Beispiel, wie man eine E-Mail auf dem Handy schreibt: 📧

Öffne die Mail-App
Tippe auf den Stift-Schreiben-Button, damit sich E-Mail-Formular öffnet
Gib ins An:-Feld die Empfänger-E-Mailadresse ein
Tippe den Cursor ins Betreff-Feld und gib einen kurzen Betreff ein
Tippe den Cursor ins Nachrichtenfeld (E-Mail schreiben) und gib über die Tastatur deine Nachricht ein

Es ist empfehlenswert, eine Signatur einzurichten, die bei jeder Mail am Ende des Textes automatisch mitgesendet wird. Dann musst du nicht jedesmal deine Kontaktdaten neu eintippen. Das erspart dir Zeit und Arbeit und Nachfragen des Empfängers. ⚙

Hier ein Beispiel für die Mailabfrage mit Google-Mail : 📬

Appsymbol antippen >> und über das 3-Strich-Menü oben links die Einstellungen suchen und antippen

und dort auf „Konto hinzufügen“ tippen,

danach zum Abrufen der Mailadresse test@velanista.de auf „Sonstige“ tippen.

Für Mailserver, die nicht und den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen (s. u.).

E-Mail-Adresse korrekt eingeben, die abgerufen werden soll = test@velanista.de
Passwort korrekt eingeben = Test#3051!
Kontotyp auswählen (IMAP)
Posteingangs- und Ausgangsserver benennen kasserver.com
Kontooptionen >> weiter… – Fertig.

Warum sollte man eine E-Mail-Signatur einrichten? 📑

Sie verleiht deiner Nachricht ein professionelles Erscheinungsbild, gehört zum guten Ton und ist für Unternehmen sogar Pflicht. Die elektronische Visitenkarte dient dazu, deinen Empfängern einen kurzen Eindruck von dir oder deinem Unternehmen zu vermitteln, Kontaktmöglichkeiten zu präsentieren und evtl. auf weitere Kanäle zu verweisen.

Der Aufwand ist überschaubar und einmal eingerichtet, kann man die Signatur automatisch für jede Mail verwenden. Deine Empfänger sehen alle wichtigen Kontaktmöglichkeiten auf einen Blick und können dich somit bei Bedarf auf alternativen Wegen erreichen. Mit der E-Mail-Signatur repräsentierst du dich selbst, was durchaus sinnvoll ist, da der Aufbau einer virtuellen Identität in Zeiten zunehmender Digitalisierung mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

Hier ein Beispiel, wie man eine Signatur einrichtet (Mailer: GoogleMail):

Dreistrich-Menü >> Einstellungen >> Konto auswählen
Mobile Signatur antippen >> Signaturdaten eingeben
Mit OK bestätigen

Wie ihr E-Mailsignaturen im Computer bei den Anbietern Gmail, gmx, web.de, t-online und mail.de erstellt, erfahrt ihr in dieser Präsentation:

Auf den jeweiligen Folien ist in Bildern die Schrittfolge erklärt. Ihr findet die Werkzeuge immer in den Einstellungen. Die grafische Oberfläche ist bei jedem Anbieter anders.

Empfehlenswert ist es, ein E-Mail-Programm auf dem PC zu installieren. Standard E-Mail-Programm für Windows 10 ist Windows-Mail. Der Mail-Client von Windows 10 ist kostenlos. Er bietet alle wichtigen Funktionen zum Abrufen, Verwalten und Schreiben von Mails und lässt die Integration beliebig vieler Konten aus den wichtigsten Clients zu.

Ein weiteres beliebtes kostenloses E-Mail-Programm ist Thunderbird. Microsoft Outlook ist für die erweiterte Anwendung im Büro geeignet.

Die Präsentation zum Herunterladen findet ihr außerdem im Teilnehmerordner oder als Download E-Mail-Signaturen-erstellen-plus-windows-mail

Erstelle eine eigene Signatur. Funktioniert sie auf allen Geräten, die du benutzt? (Laptop, Handy, Tablet?)

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